Sinds een aantal maanden beschikt het Rijksmuseum over nieuwe depotruimtes in Amsterdam Noord. Deze werd gerealiseerd in het kader van het programma P.R.O.F.Y.D. – Professionalisering Fysiek Depot Research Services. Daarmee wordt verwezen naar de fysieke collecties van de Rijksmuseum Research Library, de collectiedocumentatie en het archief van het Rijksmuseum. In totaal meer dan 10 kilometer, and counting… Hoe verliep dit proces, wat staat er op de planning, wat ga je daar als gebruiker van merken, je leest het in deze blogpost.
In 2025 zijn de bibliotheek- en documentatiedepots onder het Rijksmuseum helemaal vol. De bibliotheekcollecties, collectiedocumentatie en het archief zijn van groot belang voor het doen van wetenschappelijk collectie-onderzoek en zullen dus verder blijven aangroeien. Daarom is ervoor gekozen om delen van de collecties van Research Services, inclusief ruimte voor groei, onder te brengen in een extern depot. De Bijzondere Collecties Bibliotheek, de kostbare collectie veilingcatalogi en de recente algemene boeken blijven onsite.
Na een grondig marktonderzoek waarbij tal van locaties werden bekeken en geevalueerd, besloot het Rijksmuseum om samen te werken met EYE. Sinds de zomer van 2023 huurt het Rijksmuseum voor de (zeer lange) termijn twee depotruimtes in het EYE Collectiecentrum. De klimatologische omstandigheden zijn er perfect voor het bewaren van de collecties, alle faciliteiten zijn aanwezig voor professioneel beheer en behoud en de locatie is goed bereikbaar voor het halen en brengen van de collectie van en naar het Rijksmuseum aan het Museumplein.
Sinds de herfst spreken we dus intern van Depot Noord, en medewerkers van Research Services zijn al langere tijd druk aan de slag om collecties voor te bereiden op de daadwerkelijke verhuizing.
Selectie van de collecties
Welke collecties worden overgebracht? Verschillende gebruikersgroepen hebben zich samen gebogen over deze vraag. Voordat de uitvoering van de voorbereidende werkzaamheden kon starten, werd gezamenlijk vastgesteld welke collecties onsite blijven en welke collecties worden verplaatst naar het nieuwe Depot Noord.
Het eerste uitgangspunt bleek snel duidelijk: de Bijzondere Collecties Bibliotheek, de veilingcatalogi en de recente algemene boeken blijven in het Rijksmuseum. Daarna werd besloten dat de collectiedocumentatie, de tijdschriften en het grootste deel van de boeken hun nieuwe standplaats zullen hebben in Depot Noord. Met de uithuizing van deze collecties komt er ruimte vrij onder het Rijksmuseum; ruimte die hard nodig is voor verschillende andere museale processen die de groei van het aantal museumbezoekers mee moeten opvangen. Om de ruimte maximaal te kunnen benutten, zullen de collecties die onsite blijven staan, optimaal worden herplaatst. Naast een aanzienlijke externe verhuizing, vindt er dus ook een interne verhuizing plaats.
Het programma PROFYD
Omdat naast dit hele logistieke proces de werking van de afdeling gewoon doorgaat, wordt het programma PROFYD uitgevoerd door een – grotendeels externe – projectorganisatie.
Er is een programmamanager, Anne-Marie Jeunink van het adviesbureau de Melker & Partners, die het hele programma bewaakt en op tempo houdt. Zij wordt ondersteund door Mercia Kerkhof, projectassistent PROFYD en daarnaast ook afdelingsasisstente van Research Services. Ook Jorinde Verzijl van adviesbureau de Melker & Partners ondersteund de algemene processen. Om het programma tot een succesvol einde te brengen, zijn er daarnaast drie parallelle projecten opgezet die worden getrokken door verschillende projectleiders.
Project Registratie & Collectiezorg wordt uitgevoerd onder leiding van Nel ten Brug, het deels vrijgestelde Hoofd Bibliotheekadministratie van Research Services. Het projectteam zorgt ervoor dat de deelcollecties die zijn geselecteerd voor verplaatsing goed zijn geregistreerd. Ook de fysieke staat van de collectie wordt nagekeken en waar nodig verbeterd. De uitvoering van de registratie- en conserverende werkzaamheden vindt plaats in verschillende deelprojecten, door een groep tijdelijke projectmedewerkers.
Het project Inrichting & Verhuizing wordt uitgevoerd onder leiding van Anne-Marie Jeunink & Jorinde Verzijl van adviesbureau de Melker & Partners. In dit project wordt ervoor gezorgd dat het Depot Noord zo efficiënt en goed mogelijk wordt ingericht en dat, waar mogelijk de huidig depotinrichting onsite wordt hergebruikt in de nieuwe situatie. Ook worden binnen het project de verschillende verhuisbewegingen goed voorbereid en gecoördineerd.
Project Organisatie & Werkprocessen wordt uitgevoerd onder leiding van Brigit Hoomans van Hoomans Informatie Advies. In het project wordt door medewerkers van de afdelingen Research Services en Automatisering van het Rijksmuseum samengewerkt om te komen tot (het in kaart brengen van) nieuwe werkprocessen die goed aansluiten op het werken vanuit meerdere locaties. Doel is om de dienstverlening van Research Services vanuit het Rijksmuseum op dezelfde hoge standaard te houden.
V.l.n.r. Jorinde Verzijl, Mercia Kerkhof, Nel ten Brug, Brigit Hoomans en Anne-Marie Jeunink
En hoe zit dat dan met de gebruikers?
Externe gebruikers van de Rijksmuseum Research Library zouden van al deze logistieke processen nauwelijks iets mogen merken. De studie- en leeszaal in het Rijksmuseum blijven gewoon open. De prachtige bibliotheekhal van de Cuypersbibliotheek blijft het publieke gezicht van de fysieke bibliotheek-, archief- en documentatiecollecties.
Enkele de interne gebruikers zullen op een licht gewijzigde manier toegang krijgen tot de collecties van de bibliotheek, de documentatie en het archief. De fysieke werken uit de bibliotheek zullen na dit hele project via self-service lockers, zelfuitleen en scan on request services kunnen worden geraadpleegd. De documentatie en het archief zijn de afgelopen jaren grotendeels gedigitaliseerd en/of zijn born digital. De publiek toegankelijke onderdelen kunnen online door interne gebruikers worden geraadpleegd.
Blijf op de hoogte
Waar staan we nu? Op dit moment worden de eerste delen van de collectiedocumentatie verhuisd naar Depot Noord en in januari 2024 volgt het tweede deel. Doel is om in de loop van 2024 alle geselecteerde collecties verhuisd te hebben naar Depot Noord. In de aanloop daar naartoe zullen deelcollecties gedurende een korte tijd niet beschikbaar zijn voor raadpleging.
Voor interne gebruikers is er een uitgebreide projectsite op intranet waar updates staan en er meer informatie is te vinden over de deelprojecten en de planning.
Voor externe gebruikers zijn er diverse mogelijkheden:
De status qua beschikbaarheid van werken in de bibliotheekcollectie is terug te vinden in de bibliotheekcatalogus bij de detailpresentatie per titel bij de standplaats.
Voor vragen over de beschikbaarheid van deelcollecties van de bibliotheek kunt u contact opnemen door een mail te sturen naar studiezaal@rijksmuseum.nl.
Voor vragen over de beschikbaarheid van de collectiedocumentatie en het archief kunt u contact opnemen door een mail te sturen naar collectieinfo@rijksmuseum.nl.
Updates van de blog ontvangen? Schrijf je via onderstaande knop in om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws van Research Services.
Abonneren
Voer je e-mailadres hieronder in om updates te ontvangen.
The Art of Information 
Pingback: Het catalogiseren van een unieke fotocollectie Collectie Joseph 2 | The Art of Information